Dein Telefon läuft über — die KI nimmt Schadensmeldungen auf
Mieter melden den Heizungsausfall, Eigentümer fragen nach der Abrechnung, Handwerker wollen einen Termin: rufona nimmt all das an, wenn niemand frei ist, erfasst Objekt und Problem strukturiert und stellt dringende Schäden direkt an dich durch.
Unverbindlich · wir richten alles für dich ein · Pakete ab 165 €/Monat bei jährlicher Zahlung
Ruf unsere Demo-Hausverwaltung an.
Die Hausverwaltung ist erfunden, die Assistentin ist echt. Melde einfach einen Schaden.
Du bist in der Versammlung. Ein Mieter ruft an.
Hör rein: So nimmt Laura einen Anruf an
Nachgestelltes Beispielgespräch: Betrieb und Anrufer sind erfunden, Laura spricht mit ihrer echten Stimme aus dem Live-Betrieb.
Der KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen ersticken im Anrufaufkommen: defekte Heizung, verstopfter Abfluss, Schlüsselverlust, Fragen zur Nebenkostenabrechnung, Handwerker, die einen Termin abstimmen wollen. rufona nimmt diese Anrufe für deine Hausverwaltung an, fragt strukturiert nach Objekt, Wohnung und Problem und legt zu jedem Anruf eine saubere Zusammenfassung an. Einen Wasserrohrbruch stellt die KI sofort an einen Mitarbeiter durch, bei Gasgeruch verweist sie sofort an 112 bzw. die Störungsnummer; der Rest landet als Rückrufnotiz im Postfach. So bleibt weniger liegen — auch abends und am Wochenende.
- Schadensmeldungen aufnehmen
- Dringende Fälle durchstellen
- Handwerker-Terminwünsche aufnehmen
- Rückrufe & Notizen erfassen
- Fragen aus hinterlegten Infos beantworten
- Anrufspitzen abfangen
- Zusammenfassung nach dem Anruf
Deine Vorteile
Schäden strukturiert erfasst
Objekt, Wohnung, Mieter und Problem werden sauber abgefragt und protokolliert.
Dringendes sofort durchgestellt
Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall stellt die KI direkt an einen Mitarbeiter durch.
Erreichbar auch abends
Mieter erreichen jemanden, wenn das Büro zu ist — abends und am Wochenende.
Terminwünsche notiert
Nimmt Terminwünsche von Handwerkern und Besichtigungsanfragen auf – mit Cal.com direkt im Kalender.
So läuft es mit uns.
Wir richten ein, du testest, dann leitest du nur noch weiter.
Beratung
Unverbindlich: Du erzählst uns von deinem Betrieb, wir sagen dir, was zu dir passt.
Wir richten ein
Begrüßung, Wissen und Regeln — wir stimmen den Assistenten auf deinen Betrieb ab.
Du testest
Du rufst ihn selbst an und sagst uns, was noch passen soll. Auf Wunsch mit einer Testphase.
Nummer weiterleiten
Deine bestehende Rufnummer weiterleiten oder eine neue rufona-Nummer nutzen.
Weniger verpassen
Angenommene Anrufe landen zusammengefasst bei deinem Team.
Du siehst alles, was dein Assistent tut.
Auf einen Blick: was dringend ist, wer zurückgerufen werden will und was dein Assistent ohne dich geklärt hat.
Pakete für Hausverwaltungen
Wir richten deinen Assistenten für dich ein, stimmen ihn auf deinen Betrieb ab und betreuen ihn. Monatlich kündbar, jährlich 2 Monate gratis.
In jedem Paket enthalten
- Schadensmeldungen mit Adresse und Etage aufgenommen
- Notfälle wie Rohrbruch direkt nach dem Anruf per SMS aufs Handy
- Weiterleitung an den zuständigen Objektbetreuer
- Mieterliste als Kontakte — bekannte Mieter werden erkannt
- Einrichtung und Betreuung durch uns
- Transkript und Zusammenfassung per E-Mail
- Anrufer-Gedächtnis
- Wissensdatenbank (eigene Infos & PDFs)
- Webhooks und Live-Datenabruf
Hausverwaltung Essential
Für kleinere Hausverwaltungen
jährlich abgerechnet: 1.980 €
statt 199 € bei monatlicher Zahlung
+ 690 € einmalige Einrichtung
- 500
- Inklusivminuten
- 3
- Gespräche gleichzeitig
- 1
- Telefonnummer
- 100
- SMS im Monat
Jede weitere Minute 15 ct
Hausverwaltung Plus
Für Verwaltungen mit mehreren Objektbetreuern
jährlich abgerechnet: 3.480 €
statt 349 € bei monatlicher Zahlung
+ 690 € einmalige Einrichtung
- 1.500
- Inklusivminuten
- 4
- Gespräche gleichzeitig
- 3
- Telefonnummern
- 200
- SMS im Monat
Jede weitere Minute 15 ct
Hausverwaltung Individuell
Für große Bestände
Einrichtung nach Absprache
Minuten, Gespräche, Nummern und SMS nach Bedarf
- Anbindung an deine Verwaltungssoftware über eine Schnittstelle — wir prüfen vorab, was geht
Kleiner Betrieb, nur ein paar Anrufe am Tag? Wir stellen dir auch ein kleineres Paket zusammen. Sprich uns an →
Jährlich: Zahlung im Voraus, 12 Monate Laufzeit, verlängert sich ohne Kündigung um ein weiteres Jahr. Jede weitere SMS 15 ct, jede weitere Rufnummer 5 €/Monat. Angebot ausschließlich für Unternehmer (§ 14 BGB). Alle Preise in Euro, keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG).
Lass dich unverbindlich beraten.
Kostenlos und unverbindlich: Wir hören zu und sagen dir, was zu deinem Betrieb passt.
- Wir rufen dich an: Welche Anrufe kommen bei dir an, was soll rufona übernehmen?
- Du bekommst eine Empfehlung, welches Paket zu dir passt.
- Erst wenn alles passt, richten wir ein — auf Wunsch mit Testphase.
Pakete ab 165 €/Monat bei jährlicher Zahlung, einmalig 690 € Einrichtung
Oder hör es dir erst an: +49 30 233219702
Häufige Fragen zu Hausverwaltungen
Erkennt rufona dringende Fälle und stellt sie durch?
Ja, in jedem Paket. Wir legen mit dir fest, was als dringend gilt — etwa Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall im Winter. Solche Anrufe stellt die KI sofort an einen Mitarbeiter oder den Bereitschaftsdienst durch. Bei Gasgeruch verweist sie sofort an 112 bzw. die Störungsnummer. Alles andere wird als Rückrufnotiz erfasst.
Welche Daten fragt die KI bei einer Schadensmeldung ab?
Standardmäßig Objekt bzw. Adresse, Wohnung, Name des Anrufers, Art des Schadens und Dringlichkeit. Welche Felder genau abgefragt werden, legen wir mit dir je Anliegen fest.
Kann rufona Fragen zur Nebenkostenabrechnung oder zu Verträgen beantworten?
Die KI beantwortet allgemeine Fragen aus den Infos, die wir mit dir hinterlegen — etwa Zuständigkeiten, Sprechzeiten oder allgemeine Abläufe. Konkrete miet- oder vertragsrechtliche Auskünfte gibt sie nicht; solche Anliegen leitet sie an dich weiter.
Was passiert nach dem Anruf?
Du bekommst zu jedem Gespräch eine Zusammenfassung mit den erfassten Angaben. Per Webhook kannst du anbinden, dass die Meldung direkt in dein System fließt — du tippst nichts ab.
Wo werden die Daten gespeichert?
Transkript und Zusammenfassung liegen auf unseren Servern in Deutschland, das Gesprächsaudio wird nicht aufgezeichnet. Spracherkennung und KI-Modell laufen in der EU, die Sprachausgabe in den USA (DPF/SCC). Zu Beginn jedes Anrufs weist die KI darauf hin, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt.
Gibt es auch etwas für kleine Betriebe?
Ja. Kommen bei dir nur wenige Anrufe am Tag an, stellen wir dir ein kleineres Paket zusammen, mit weniger Minuten und zu einem niedrigeren Preis. Sprich uns einfach an.