Dein Telefon läuft über — die KI nimmt jede Schadensmeldung auf
Mieter melden den Heizungsausfall, Eigentümer fragen nach der Abrechnung, Handwerker wollen einen Termin: rufona nimmt all das rund um die Uhr an, erfasst Objekt und Problem strukturiert und reicht Notfälle sofort an dich weiter.
Der KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen ersticken im Anrufaufkommen: defekte Heizung, verstopfter Abfluss, Schlüsselverlust, Fragen zur Nebenkostenabrechnung, Handwerker, die einen Termin abstimmen wollen. rufona nimmt diese Anrufe für deine Hausverwaltung an, fragt strukturiert nach Objekt, Wohnung und Problem und legt zu jedem Anruf eine saubere Zusammenfassung an. Einen Wasserrohrbruch oder Gasgeruch leitet die KI sofort an einen Mitarbeiter weiter, der Rest landet als Rückrufnotiz im Postfach. So bleibt kein Anruf liegen — auch nicht abends, am Wochenende oder wenn alle Leitungen gleichzeitig belegt sind.
- Schadensmeldungen aufnehmen
- Notfälle weiterleiten
- Handwerkertermine abstimmen
- Rückrufe & Notizen erfassen
- Fragen aus hinterlegten Infos beantworten
- Anrufspitzen abfangen
- Zusammenfassung nach dem Anruf
Deine Vorteile
Schäden strukturiert erfasst
Objekt, Wohnung, Mieter und Problem werden sauber abgefragt und protokolliert.
Notfälle sofort durchgestellt
Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall reicht die KI direkt an einen Mitarbeiter weiter.
Erreichbar rund um die Uhr
Mieter erreichen jemanden — abends, am Wochenende, bei vollen Leitungen.
Handwerkertermine abgestimmt
Vereinbart Besichtigungen und stimmt Termine mit Handwerkern direkt ab.
Häufige Fragen zu Hausverwaltungen
Erkennt rufona einen echten Notfall und stellt ihn durch?
Ja. Du legst fest, was als Notfall gilt — etwa Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter oder Gasgeruch. Solche Anrufe leitet die KI sofort an einen Mitarbeiter oder den Bereitschaftsdienst weiter. Alles andere wird als Rückrufnotiz erfasst.
Welche Daten fragt die KI bei einer Schadensmeldung ab?
Standardmäßig Objekt bzw. Adresse, Wohnung, Name des Anrufers, Art des Schadens und Dringlichkeit. Welche Felder genau abgefragt werden, legst du je Anliegen selbst fest.
Kann rufona Fragen zur Nebenkostenabrechnung oder zu Verträgen beantworten?
Die KI beantwortet allgemeine Fragen aus den Infos, die du hinterlegst — etwa Zuständigkeiten, Sprechzeiten oder allgemeine Abläufe. Konkrete miet- oder vertragsrechtliche Auskünfte gibt sie nicht; solche Anliegen leitet sie an dich weiter.
Was passiert nach dem Anruf?
Du bekommst zu jedem Gespräch eine Zusammenfassung mit den erfassten Angaben. Per Webhook kannst du anbinden, dass die Meldung direkt in dein System fließt — du tippst nichts ab.
Wo werden die Daten gespeichert?
Transkript und Zusammenfassung liegen auf unseren Servern in Deutschland, das Gesprächsaudio wird nicht aufgezeichnet. Zu Beginn jedes Anrufs weist die KI darauf hin, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt.
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