Datenschutzerklärung für die Website rufona.com

Stand: Juli 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche Website rufona.com (einschließlich der Produktdokumentation unter docs.rufona.com). Für die Nutzung der Rufona-Plattform (Kundenkonto unter app.rufona.com und der Telefonassistent selbst) gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung.

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1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Louis Hall Einzelunternehmen Kolonnenstraße 8 10827 Berlin Deutschland

E-Mail: louis@rufona.com Telefon: +49 30 82684597

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt (keine Benennungspflicht nach § 38 BDSG).

2. Hosting und Server-Logs

Diese Website wird auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland bzw. der Europäischen Union statt. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch bedingt die Verbindungsdaten Ihres Endgeräts (insbesondere die IP-Adresse), um die Seiten an Ihr Gerät ausliefern zu können. Ein gesondertes Access-Log ist auf dem Webserver nicht konfiguriert; es fallen lediglich technische Container-Protokolle des Serverbetriebs an.

Zweck der Verarbeitung ist die Auslieferung der Website sowie die Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit des Serverbetriebs (z. B. Abwehr von Angriffen, Fehleranalyse).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Die Transportverschlüsselung (TLS-Zertifikate) wird automatisiert über Let's Encrypt bereitgestellt; dabei kontaktiert unser Server die ACME-Schnittstelle von Let's Encrypt. Besucherdaten werden dabei nicht übermittelt.

3. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies — weder technisch notwendige noch Analyse- oder Marketing-Cookies. Es kommen keine Tracking- oder Analysedienste zum Einsatz (kein Google Analytics, kein Matomo, keine Werbenetzwerke, keine Social-Media-Pixel). Es findet keine Reichweitenmessung und keine Profilbildung statt.

Ein Cookie-/Consent-Banner ist deshalb nicht erforderlich und wird nicht angezeigt.

Die Suchfunktion der Dokumentation (docs.rufona.com) läuft vollständig lokal in Ihrem Browser (Pagefind); es wird kein externer Suchdienst kontaktiert.

4. Lokale Schriftarten und Ressourcen (kein Google Fonts)

Alle Schriftarten (Geist, Geist Mono) sind lokal auf unserem Server gespeichert und werden von dort ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriften- bzw. CDN-Diensten statt. Auch sonst bindet die Website keine externen Inhalte Dritter ein (keine Karten-, Video- oder Widget-Einbettungen); der auf der Website gezeigte QR-Code wird bereits bei der Erstellung der Seite lokal erzeugt, ohne externen Dienst. Beim Besuch der Website wird Ihre IP-Adresse daher an keinen externen Dienst außerhalb unseres Hosting-Auftragsverarbeiters (Hetzner, Ziffer 2) übermittelt.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Die Website enthält keine Kontaktformulare. Wenn Sie uns per E-Mail (louis@rufona.com) oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Demo-Rufnummer (+49 30 82684597) — Gespräch mit dem KI-Assistenten

Die auf der Website angegebene Telefonnummer +49 30 82684597 ist eine Demo-Leitung: Anrufe dort nimmt der Rufona-KI-Telefonassistent entgegen. Ein Anruf auf diese Nummer ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, für die wir (Louis Hall, siehe Ziffer 1) Verantwortlicher sind.

KI-Offenlegung: Zu Gesprächsbeginn weist der Assistent gesprochen darauf hin, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen (Transparenzpflicht nach Art. 50 der KI-Verordnung / EU AI Act).

Verarbeitete Daten: Ihre Rufnummer (sofern nicht unterdrückt), Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs, ein Transkript des Gesprächs (Verschriftlichung), eine automatisch erstellte Zusammenfassung sowie ggf. im Gespräch genannte Angaben (z. B. Name). Eine Audio-Aufzeichnung des Gesprächs erfolgt nicht — das Audio wird nur flüchtig zur Spracherkennung und Sprachausgabe verarbeitet.

Zweck: Produktdemonstration (Sie können den Assistenten live erleben) sowie Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Dienstes.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Demonstration und Verbesserung unseres Produkts). Der Anruf erfolgt freiwillig und auf Ihre Initiative; Sie können das Gespräch jederzeit beenden.

Eingesetzte Dienstleister-Kategorien im Anrufpfad: ein Telekommunikations-Carrier (US-Konzern; Anrufannahme und -verarbeitung in der EU-Region Irland; Garantien: EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln im Carrier-DPA; das Gesprächs-Audio wird dort nur flüchtig verarbeitet und nicht aufgezeichnet); ein Spracherkennungs-Dienstleister (Verarbeitung über dessen EU-Endpunkt; DPA mit Standardvertragsklauseln); ein Sprachausgabe-Dienstleister (Verarbeitung in den USA; Garantien: EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln); der Anbieter des KI-Sprachmodells (Verarbeitung ausschließlich in der EU — Rechenzentrumsregion Deutschland, EU-Datengrenze; dessen Missbrauchskontrolle kann Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage in der EU speichern). Transkript, Zusammenfassung und Metadaten werden auf unserem eigenen Server bei Hetzner (Deutschland) gespeichert. Die konkreten Unterauftragsverarbeiter werden Kunden im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt. Eine Kopie der für die USA-Übermittlungen verwendeten EU-Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter louis@rufona.com.

Wiedererkennung: Der Assistent legt zu Ihrer Rufnummer einen Kontaktdatensatz an und kann Sie bei einem erneuten Anruf wiedererkennen (z. B. mit Namen begrüßen), sofern Sie Ihren Namen im Gespräch genannt haben. Auch diese Daten löschen wir bei Wegfall des Zwecks bzw. auf Ihr Verlangen (siehe unten).

Speicherdauer: Demo-Anrufdaten (Transkripte, Zusammenfassungen, Metadaten und der zugehörige Kontaktdatensatz) löschen wir, sobald sie für die Produktdemonstration und -verbesserung nicht mehr erforderlich sind, sowie jederzeit auf Ihr Verlangen (Kontakt: louis@rufona.com).

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an louis@rufona.com.

Beschwerderecht: Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist die

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin Telefon: +49 30 13889-0 E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de https://www.datenschutz-berlin.de

8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Auch das Demo-Gespräch mit dem KI-Assistenten (Ziffer 6) trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

9. Widerruf von Einwilligungen

Die auf dieser Website beschriebenen Verarbeitungen beruhen nicht auf Einwilligungen. Sollten wir künftig eine Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den Besuch dieser Website weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die technisch notwendigen Verbindungsdaten (Ziffer 2) kann die Website allerdings nicht ausgeliefert werden; ohne Angabe einer Rufnummer kann der Demo-Anruf (Ziffer 6) nicht stattfinden.

11. Empfänger

Neben den in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Durchsetzung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist (z. B. an Steuerberater, Rechtsanwälte oder Behörden). Ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Juli 2026