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Datenschutz (Website)

Datenschutzerklärung für die Website rufona.com

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche Website rufona.com (einschließlich der Produktdokumentation unter docs.rufona.com) sowie für unsere Werbung per Brief an Unternehmen (Ziffer 7). Für die Nutzung der Rufona-Plattform (Kundenkonto unter app.rufona.com und der Telefonassistent selbst) gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Louis Hall Einzelunternehmen Kolonnenstraße 8 10827 Berlin Deutschland

E-Mail: louis@rufona.com Telefon: +49 30 82684597

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt (keine Benennungspflicht nach § 38 BDSG).

2. Hosting und Server-Logs

Diese Website wird auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland bzw. der Europäischen Union statt. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch bedingt die Verbindungsdaten Ihres Endgeräts (insbesondere die IP-Adresse), um die Seiten an Ihr Gerät ausliefern zu können. Die Zugriffsdaten der Seitenaufrufe werten wir zusätzlich für eine Reichweitenmessung ohne Cookies aus (Ziffer 3); darüber hinaus fallen lediglich technische Container-Protokolle des Serverbetriebs an.

Zweck der Verarbeitung ist die Auslieferung der Website sowie die Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit des Serverbetriebs (z. B. Abwehr von Angriffen, Fehleranalyse).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Die Transportverschlüsselung (TLS-Zertifikate) wird automatisiert über Let's Encrypt bereitgestellt; dabei kontaktiert unser Server die ACME-Schnittstelle von Let's Encrypt. Besucherdaten werden dabei nicht übermittelt.

3. Cookies und Reichweitenmessung

Diese Website setzt keine Cookies — weder technisch notwendige noch Analyse- oder Marketing-Cookies — und lädt keine Analyse-Skripte oder Zählpixel. Es kommen keine Tracking- oder Analysedienste Dritter zum Einsatz (kein Google Analytics, kein Matomo, keine Werbenetzwerke, keine Social-Media-Pixel), und es findet keine Profilbildung statt.

Ein Cookie-/Consent-Banner ist deshalb nicht erforderlich und wird nicht angezeigt.

Reichweitenmessung ohne Cookies. Um zu verstehen, wie viele Besucher unsere Website erreicht, über welche Wege sie kommen und an welcher Stelle sie abspringen, werten wir die Zugriffsdaten aus, die Ihr Browser beim Aufruf einer Seite ohnehin an unseren Server sendet — für die Seiten von rufona.com und für die Registrierungsseite app.rufona.com/register. Auf Ihrem Endgerät wird dafür nichts gespeichert oder ausgelesen.

  • Verarbeitete Daten: Zeitpunkt, aufgerufene Seite, verweisende Website, Kampagnen-Kennungen in der Adresse (utm_source, utm_medium, utm_campaign) bzw. der angeklickte Button (Parameter src), Gerätetyp (Smartphone, Tablet, Desktop) sowie IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent).
  • Sofortige Pseudonymisierung: IP-Adresse und Browserkennung speichern wir nicht. Aus ihnen bilden wir sofort einen gekürzten Hash-Wert mit einem Schlüssel, der jeden Tag neu zufällig erzeugt und kurz nach Tagesende gelöscht wird. So zählen wir mehrere Aufrufe am selben Tag als einen Besucher. Ein Wiedererkennen an anderen Tagen ist nicht möglich, und nach dem Löschen des Schlüssels lässt sich der Hash-Wert auch nicht mehr auf eine IP-Adresse zurückführen.
  • Gespeichert werden nur: Tag und Uhrzeit (auf die Minute gerundet), Seite, Domain der verweisenden Website, Kampagnen-Kennungen, Button, Gerätetyp und der Tages-Hash-Wert.
  • Rohdaten: Die unverarbeiteten Zugriffsdaten (mit IP-Adresse) liegen nur im Arbeitsspeicher des Servers und werden spätestens nach zwei Stunden automatisch gelöscht.
  • Zweck und Rechtsgrundlage: Reichweitenmessung und Verbesserung unserer Website; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, zu erkennen, ob und wie unsere Website genutzt wird.
  • Speicherdauer: Die gespeicherten Einträge löschen wir automatisch nach 12 Monaten.
  • Keine Dritten: Die Auswertung läuft ausschließlich auf unserem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland (Ziffer 2).

Die Suchfunktion der Dokumentation (docs.rufona.com) läuft vollständig lokal in Ihrem Browser (Pagefind); es wird kein externer Suchdienst kontaktiert.

4. Lokale Schriftarten und Ressourcen (kein Google Fonts)

Alle Schriftarten (Geist, Geist Mono) sind lokal auf unserem Server gespeichert und werden von dort ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriften- bzw. CDN-Diensten statt. Auch sonst bindet die Website keine externen Inhalte Dritter ein (keine Karten-, Video- oder Widget-Einbettungen); der auf der Website gezeigte QR-Code wird bereits bei der Erstellung der Seite lokal erzeugt, ohne externen Dienst. Beim Besuch der Website wird Ihre IP-Adresse daher an keinen externen Dienst außerhalb unseres Hosting-Auftragsverarbeiters (Hetzner, Ziffer 2) übermittelt.

5. Kontaktaufnahme (Anfrageformular, E-Mail, Telefon)

Anfrageformular. Über das Formular auf der Website („Lass dich unverbindlich beraten.") können Sie eine unverbindliche Beratung anfragen. Wir verarbeiten dabei die Angaben, die Sie eintragen: Name, Betrieb, Telefonnummer, optional E-Mail-Adresse, Branche, bevorzugte Erreichbarkeit und Ihre Nachricht, außerdem den Zeitpunkt und über welche Schaltfläche bzw. Seite Sie zum Formular gekommen sind (bei einer Preiskarte auch das Paket und die gewählte Zahlweise).

  • Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Rückruf zur Beratung und gegebenenfalls ein Angebot.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage); im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
  • Speicherung und Empfänger: Ihre Angaben speichern wir auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland (Ziffer 2). Eine Benachrichtigung mit Ihren Angaben geht per E-Mail an unseren externen Vertriebspartner (sinan.atik@rufona.com), der Anfragen in unserem Auftrag bearbeitet (Empfänger im Sinne von Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO), und an uns. Für den Versand dieser E-Mail nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS), Frankreich/EU, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir verkaufen diese Daten nicht und geben sie nicht an andere Unternehmen weiter.
  • Schutz vor Missbrauch: Damit das Formular nicht automatisiert missbraucht wird, verarbeitet unser Server beim Absenden kurzzeitig Ihre IP-Adresse, um die Zahl der Anfragen pro Absender zu begrenzen. Sie wird dafür nur als gehashter (pseudonymisierter) Kurzwert im Arbeitsspeicher gehalten, nicht gespeichert und spätestens nach 24 Stunden verworfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz vor Spam und Missbrauch. Es kommen keine Captcha-Dienste Dritter und keine Cookies zum Einsatz.
  • Speicherdauer: Anfragen löschen wir automatisch sechs Monate nach Eingang, auf Ihren Wunsch früher. Die Benachrichtigungs-E-Mails bei uns und unserem Vertriebspartner löschen wir ebenfalls spätestens nach sechs Monaten. Kommt ein Vertrag zustande, gelten für die dafür nötigen Daten die Datenschutzerklärung der Plattform und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

E-Mail und Telefon. Wenn Sie uns per E-Mail (louis@rufona.com, oder über den Link „Lieber per E-Mail?" an sinan.atik@rufona.com) oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. E-Mails an sinan.atik@rufona.com bearbeitet unser externer Vertriebspartner wie oben beschrieben. Es gelten dieselben Rechtsgrundlagen. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Demo-Rufnummern — Gespräch mit dem KI-Assistenten

Die folgenden Telefonnummern sind Demo-Leitungen: Anrufe dort nimmt der Rufona-KI-Telefonassistent entgegen.

  • +49 30 82684597 — Rufona-Demo (der Assistent beantwortet Fragen zu Rufona)
  • +49 30 41738522 — Demo einer erfundenen Anwaltskanzlei
  • +49 30 233219702 — Demo einer erfundenen Hausverwaltung („Kronberg & Pahl"), genannt in unseren Briefen an Hausverwaltungen

Ein Anruf auf eine dieser Nummern ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, für die wir (Louis Hall, siehe Ziffer 1) Verantwortlicher sind.

KI-Offenlegung: Zu Gesprächsbeginn weist der Assistent gesprochen darauf hin, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen (Transparenzpflicht nach Art. 50 der KI-Verordnung / EU AI Act).

Verarbeitete Daten: Ihre Rufnummer (sofern nicht unterdrückt), Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs, ein Transkript des Gesprächs (Verschriftlichung), eine automatisch erstellte Zusammenfassung sowie ggf. im Gespräch genannte Angaben (z. B. Name). Eine Audio-Aufzeichnung des Gesprächs erfolgt nicht — das Audio wird nur flüchtig zur Spracherkennung und Sprachausgabe verarbeitet.

Zweck: Produktdemonstration (Sie können den Assistenten live erleben) sowie Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Dienstes.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Demonstration und Verbesserung unseres Produkts). Der Anruf erfolgt freiwillig und auf Ihre Initiative; Sie können das Gespräch jederzeit beenden.

Eingesetzte Dienstleister im Anrufpfad: der Telekommunikationsanbieter easybell GmbH, Berlin (Rufnummern, Anrufannahme und Durchstellen; eigenständig Verantwortlicher unter dem Fernmeldegeheimnis; das Gesprächs-Audio wird dort nur zur Übertragung verarbeitet und nicht aufgezeichnet); ein Spracherkennungs-Dienstleister (Verarbeitung über dessen EU-Endpunkt; DPA mit Standardvertragsklauseln); ein Sprachausgabe-Dienstleister (Verarbeitung in den USA; Garantien: EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln); der Anbieter des KI-Sprachmodells (Verarbeitung ausschließlich in der EU — Rechenzentrumsregion Deutschland, EU-Datengrenze; dessen Missbrauchskontrolle kann Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage in der EU speichern). Transkript, Zusammenfassung und Metadaten werden auf unserem eigenen Server bei Hetzner (Deutschland) gespeichert. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nennt die Kategorien der Unterauftragsverarbeiter; die konkrete Namensliste erhalten Kunden auf Anfrage sowie bei Vertragsschluss. Eine Kopie der für die USA-Übermittlungen verwendeten EU-Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter louis@rufona.com.

Wiedererkennung: Der Assistent legt zu Ihrer Rufnummer einen Kontaktdatensatz an und kann Sie bei einem erneuten Anruf wiedererkennen (z. B. mit Namen begrüßen), sofern Sie Ihren Namen im Gespräch genannt haben. Auch diese Daten löschen wir bei Wegfall des Zwecks bzw. auf Ihr Verlangen (siehe unten).

Rollenspiel-Demo Hausverwaltung: Auf der Demo-Leitung der Hausverwaltung spielt der Assistent die Telefonannahme einer erfundenen Hausverwaltung; Firma, Adressen und Häuser existieren nicht, und niemand ruft im Namen dieser Hausverwaltung zurück. Angaben, die Sie im Gespräch machen (zum Beispiel ein geschilderter Schaden, ein Name oder eine Adresse), werden wie oben beschrieben als Transkript und Zusammenfassung verarbeitet. Sagen Sie dem Assistenten, dass Sie ein Gespräch mit Rufona möchten, nimmt er Ihren Namen, Ihre Firma und Ihre Rückrufnummer auf. Diese Angaben gehen per E-Mail an uns und an unseren externen Vertriebspartner (sinan.atik@rufona.com, Empfänger im Sinne von Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO), der sich in unserem Auftrag am nächsten Werktag bei Ihnen meldet; für den Versand dieser E-Mail nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS), Frankreich/EU, als Auftragsverarbeiter (Ziffer 5). Rechtsgrundlage für den Rückruf ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Diese Rückruf-Daten löschen wir spätestens sechs Monate nach dem Anruf, auf Ihren Wunsch früher.

SMS nach dem Gespräch: Auf manchen unserer Demo-Leitungen (z. B. +49 30 41738522) fragt der Assistent am Ende, ob Sie eine kurze Zusammenfassung und die Kontaktdaten unseres Ansprechpartners per SMS erhalten möchten. Nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung schicken wir eine SMS an die Handynummer, von der Sie anrufen, oder an die von Ihnen genannte. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Der Versand erfolgt über einen Dienstleister für Transaktions-SMS (Frankreich/EU).

Speicherdauer: Demo-Anrufdaten (Transkripte, Zusammenfassungen, Metadaten und der zugehörige Kontaktdatensatz) löschen wir, sobald sie für die Produktdemonstration und -verbesserung nicht mehr erforderlich sind, sowie jederzeit auf Ihr Verlangen (Kontakt: louis@rufona.com).

7. Werbung per Brief an Unternehmen

Wir stellen Rufona Unternehmen auch per Brief vor, zum Beispiel Kanzleien und Handwerksbetrieben. Wenn Sie einen solchen Brief erhalten haben, gilt für Ihre Daten Folgendes:

  • Verarbeitete Daten: Name und Anschrift Ihres Unternehmens; Name, Anrede und Berufsbezeichnung des Ansprechpartners; geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse; öffentlich angegebene Angaben zur Tätigkeit (z. B. Fachgebiete, Standorte, Ansprechpartner im Büro); unsere Notizen zur Kontaktaufnahme (wann wir geschrieben oder angerufen haben, Ihre Rückmeldung, ein etwaiger Widerspruch).
  • Herkunft: Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere der Website und dem Impressum Ihres Unternehmens, Online-Kartendiensten sowie Branchen- und Berufsverzeichnissen.
  • Zweck: Wir möchten Ihnen unser Angebot vorstellen und mit Ihnen über eine Zusammenarbeit ins Gespräch kommen — per Brief und gegebenenfalls mit einem kurzen Anruf unter Ihrer geschäftlichen Rufnummer. Außerdem dokumentieren wir die Kontaktaufnahme, damit wir Ihren Widerspruch beachten und Sie nicht unnötig mehrfach ansprechen.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Unternehmen, für deren Tätigkeit unser Angebot fachlich relevant ist, auf dieses Angebot aufmerksam zu machen (Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO). Wir verwenden dafür nur geschäftliche Kontaktdaten aus öffentlich zugänglichen Quellen.
  • Empfänger: unser externer Vertriebspartner, der in unserem Auftrag mit Ihnen Kontakt aufnimmt, sowie der Postdienstleister für die Zustellung des Briefs. Wir verkaufen die Daten nicht und geben sie nicht an andere Unternehmen für deren Werbung weiter.
  • Speicherdauer: Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir Ihre Daten spätestens 12 Monate nach der letzten Kontaktaufnahme. Widersprechen Sie, löschen wir sie sofort; nur Name, Anschrift und Telefonnummer Ihres Unternehmens sowie das Datum Ihres Widerspruchs bewahren wir in einer Sperrliste auf, damit Sie keine Werbung mehr von uns erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten). Werden Sie Kunde, gilt die Datenschutzerklärung der Rufona-Plattform.

Widerspruch gegen Werbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO): Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Eine kurze Nachricht an louis@rufona.com, an die im Brief genannte E-Mail-Adresse oder per Post an die Anschrift in Ziffer 1 genügt. Danach sprechen wir Sie nicht mehr werblich an — weder per Brief noch per Telefon.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verwendung Ihrer Daten für Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO, siehe Ziffer 7).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an louis@rufona.com.

Beschwerderecht: Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist die

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin Telefon: +49 30 13889-0 E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de https://www.datenschutz-berlin.de

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Auch das Demo-Gespräch mit dem KI-Assistenten (Ziffer 6) trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

10. Widerruf von Einwilligungen

Die auf dieser Website beschriebenen Verarbeitungen beruhen nicht auf Einwilligungen. Sollten wir künftig eine Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den Besuch dieser Website weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die technisch notwendigen Verbindungsdaten (Ziffer 2) kann die Website allerdings nicht ausgeliefert werden; ohne Angabe einer Rufnummer kann der Demo-Anruf (Ziffer 6) nicht stattfinden. Für eine Anfrage über das Formular (Ziffer 5) brauchen wir Ihren Namen, Ihren Betrieb und eine Telefonnummer; ohne diese Angaben können wir uns nicht bei Ihnen melden. Die Daten für unsere Werbung per Brief (Ziffer 7) erheben wir nicht bei Ihnen, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen.

12. Empfänger

Neben den in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeitern und Empfängern geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Durchsetzung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist (z. B. an Steuerberater, Rechtsanwälte oder Behörden). Ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026